Cara Membuat Link File Google Drive Secara Massal dengan Google Apps Script
Apakah kamu
memiliki banyak file di dalam satu folder Google Drive dan ingin mengambil
seluruh tautannya sekaligus? Mengambil link satu per satu tentu akan memakan
banyak waktu, terutama jika jumlah file mencapai puluhan atau bahkan ratusan.
Solusinya,
kita dapat menggunakan Google Spreadsheet dan Google Apps Script untuk
membuat daftar link secara otomatis. Hasilnya akan berupa tabel yang berisi
nomor, nama file, link preview, dan link download langsung.
Cara ini
cocok digunakan untuk mengelola file dokumen, foto, video, materi pembelajaran,
e-book, arsip administrasi, maupun file lain yang disimpan di Google Drive.
Hasil yang Akan Dibuat
Setelah
script dijalankan, Google Spreadsheet akan menampilkan data dengan susunan
berikut:
|
No |
Nama File |
Preview |
Download |
|
1 |
Dokumen-01.pdf |
Link preview |
Link download |
|
2 |
Dokumen-02.pdf |
Link preview |
Link download |
|
3 |
Dokumen-03.pdf |
Link preview |
Link download |
Kolom Preview digunakan untuk membuka file di halaman Google Drive,
sedangkan kolom Download berisi tautan untuk mengunduh file secara
langsung.
1. Siapkan Folder Google Drive
Buka Google
Drive, kemudian buat atau pilih folder yang berisi file-file yang ingin
dibuatkan link secara massal.
Pastikan
semua file yang dibutuhkan sudah berada di dalam folder tersebut.
Perlu
diperhatikan bahwa script dalam tutorial ini hanya mengambil file yang berada
langsung di dalam folder utama. File yang tersimpan di dalam subfolder tidak
akan ikut dimasukkan.
2. Atur Akses Folder
Agar link
dapat dibuka oleh orang lain, ubah pengaturan akses folder menjadi Siapa
saja yang memiliki link.
Caranya:
- Klik kanan folder Google Drive.
- Pilih Bagikan.
- Pada bagian akses umum, ubah
menjadi Siapa saja yang memiliki link.
- Pilih peran Pelihat.
- Klik Salin link, kemudian
pilih Selesai.
Jangan
menggunakan pengaturan ini untuk folder yang berisi dokumen pribadi, data
rahasia, atau informasi sensitif karena siapa pun yang memperoleh link dapat
mengaksesnya.
3. Salin ID Folder Google Drive
Perhatikan
link folder Google Drive yang telah disalin. Bentuk link-nya kurang lebih
seperti berikut:
https://drive.google.com/drive/folders/1AbCdEfGhIjKlMnOpQrStUvWxYz?usp=sharing
Bagian yang
berada setelah /folders/ dan sebelum tanda ? merupakan ID folder.
Pada contoh
tersebut, ID foldernya adalah:
1AbCdEfGhIjKlMnOpQrStUvWxYz
Simpan ID
tersebut karena nantinya harus dimasukkan ke dalam kode Apps Script.
4. Buat Google Spreadsheet Baru
Buat Google
Spreadsheet baru. Agar lebih mudah dikelola, Spreadsheet dapat dibuat atau
dipindahkan ke folder yang sama dengan file-file tersebut.
Beri nama
Spreadsheet sesuai kebutuhan, misalnya:
Daftar Link File Google Drive
Sebaiknya
gunakan sheet yang masih kosong karena kode dalam tutorial ini akan
membersihkan seluruh isi sheet aktif sebelum menampilkan hasil terbaru.
5. Buka Google Apps Script
Setelah
Spreadsheet terbuka, lakukan langkah berikut:
- Klik menu Ekstensi.
- Pilih Apps Script.
- Hapus kode bawaan yang ada di
editor.
- Salin dan tempel kode berikut.
function getLinkFilesGdrive() {
const
FOLDER_ID = "GANTI_DENGAN_ID_FOLDER";
const ss =
SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const sheet =
ss.getActiveSheet();
//
Membersihkan seluruh isi sheet aktif
sheet.clear();
// Membuat
header tabel
sheet.getRange("A1:D1")
.setValues([["No", "Nama File", "Preview",
"Download"]])
.setFontWeight("bold");
// Mengambil
folder berdasarkan ID
const folder =
DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);
const files =
folder.getFiles();
const data = [];
let no = 1;
// Mengambil
semua file di dalam folder
while
(files.hasNext()) {
const file =
files.next();
const fileId
= file.getId();
const
fileName = file.getName();
// Link
untuk melihat file di Google Drive
const
previewLink =
"https://drive.google.com/file/d/" + fileId +
"/view";
// Link
untuk mengunduh file
const
downloadLink =
"https://drive.google.com/uc?id=" + fileId +
"&export=download";
data.push([
no,
fileName,
previewLink,
downloadLink
]);
no++;
}
// Menuliskan
hasil ke Spreadsheet
if
(data.length > 0) {
sheet.getRange(2, 1, data.length, 4).setValues(data);
}
//
Menyesuaikan lebar kolom
sheet.autoResizeColumns(1, 4);
}
6. Ganti ID Folder
Cari bagian
berikut pada kode:
const FOLDER_ID = "GANTI_DENGAN_ID_FOLDER";
Ganti
tulisan GANTI_DENGAN_ID_FOLDER dengan ID folder Google Drive yang
sudah disalin sebelumnya.
Contohnya:
const FOLDER_ID =
"1AbCdEfGhIjKlMnOpQrStUvWxYz";
Pastikan ID
folder tetap berada di antara tanda petik. Jangan memasukkan keseluruhan URL
folder karena kode hanya membutuhkan ID-nya.
7. Simpan dan Jalankan Script
Setelah ID
folder dimasukkan, lakukan langkah berikut:
- Klik ikon Simpan.
- Pada pilihan fungsi, pastikan
fungsi getLinkFilesGdrive sudah dipilih.
- Klik tombol Jalankan
atau Run.
- Tunggu proses eksekusi selesai.
Saat pertama
kali dijalankan, Google akan meminta izin akses.
8. Berikan Izin Otorisasi
Script
membutuhkan izin agar dapat membaca daftar file dari Google Drive dan
menuliskannya ke Google Spreadsheet.
Lakukan
proses otorisasi berikut:
- Klik Tinjau izin.
- Pilih akun Google yang
digunakan.
- Periksa permintaan akses yang
ditampilkan.
- Klik Izinkan.
Gunakan kode
hanya pada akun dan file milik sendiri atau file yang memang telah diberikan
izin untuk Kamu kelola.
Google Apps
Script membutuhkan otorisasi Drive ketika menggunakan fungsi seperti DriveApp.getFolderById() dan getFiles() untuk membaca folder serta file di
dalamnya.
9. Periksa Hasil di Spreadsheet
Setelah
script selesai dijalankan, kembali ke halaman Google Spreadsheet.
Daftar file
akan otomatis muncul dengan empat kolom:
- No: nomor urut file.
- Nama File: nama asli file di Google
Drive.
- Preview: link untuk membuka dan melihat
file.
- Download: link untuk mengunduh file.
Sekarang Kamu
dapat menyalin link tersebut untuk dimasukkan ke website, halaman unduhan,
katalog dokumen, daftar materi, atau kebutuhan lainnya.
Cara Memperbarui Daftar Link
Jika ada
file baru yang ditambahkan ke folder Google Drive, Kamu tidak perlu mengubah
kode.
Cukup
lakukan langkah berikut:
- Buka Spreadsheet.
- Masuk ke Ekstensi → Apps
Script.
- Pilih fungsi getLinkFilesGdrive.
- Klik Jalankan kembali.
Data lama
pada sheet aktif akan dibersihkan dan diganti dengan daftar file terbaru.
Catatan Penting
Ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan ketika menggunakan script ini:
- Isi sheet aktif akan dihapus
Perintah sheet.clear() akan
membersihkan seluruh isi dan format pada sheet yang sedang aktif. Gunakan sheet
kosong atau buat tab khusus untuk daftar link.
- Hanya mengambil file dalam satu
folder
Script hanya mengambil file yang berada langsung di
dalam folder utama. File di dalam subfolder tidak akan ikut diproses.
- Pastikan akun memiliki akses
Jika muncul pesan bahwa folder tidak ditemukan atau Kamu
tidak memiliki izin, periksa kembali ID folder dan pastikan akun yang
menjalankan script dapat mengaksesnya.
- Link download tidak selalu
langsung mengunduh
Untuk file tertentu, terutama file berukuran besar,
Google Drive dapat tetap menampilkan halaman konfirmasi, pemeriksaan keamanan,
atau pemberitahuan batas kuota unduhan.
- Perhatikan privasi file
Jangan mengubah folder menjadi “Siapa saja yang
memiliki link” apabila folder tersebut berisi data pribadi, dokumen internal,
atau informasi yang tidak boleh dibagikan kepada publik.
Mengatasi Error Folder Tidak Ditemukan
Jika script
menampilkan error pada bagian berikut:
DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID)
Periksa
beberapa kemungkinan berikut:
- ID folder salah atau tidak
lengkap.
- Keseluruhan URL dimasukkan
sebagai ID folder.
- Akun Google tidak memiliki
akses ke folder.
- Folder telah dipindahkan ke
sampah.
- Kamu menjalankan script
menggunakan akun Google yang berbeda.
Pastikan
hanya bagian ID yang dimasukkan, bukan link folder secara keseluruhan.
Kesimpulan
Membuat link
file Google Drive secara massal tidak harus dilakukan satu per satu. Dengan
bantuan Google Spreadsheet dan Google Apps Script, seluruh nama file, link
preview, dan link download dapat dikumpulkan secara otomatis hanya dalam
beberapa langkah.
Metode ini
dapat menghemat banyak waktu, terutama bagi Kamu yang mengelola banyak materi
pembelajaran, dokumen administrasi, foto, video, e-book, atau arsip digital di
Google Drive.
Setiap kali isi folder berubah, jalankan kembali script untuk memperbarui daftar link di Spreadsheet.